Wszelkie informacje dodatkowe dotyczące ucznia, o ile to uzasadnione z punktu widzenia celu i adekwatności działań prowadzonych przez szkołę, powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji szkolnej.
Zgodnie z § 19 rozporządzenia MEN w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przedszkole i szkoła gromadzą w indywidualnej teczce dokumentację badań i czynności uzupełniających, prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, doradcę zawodowego, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, a także inną dokumentację związaną z udzielaniem pomocy psychologiczno-pedagogicznej. Oznacza to, że wszelka dokumentacja związana z udzielaniem pomocy psychologiczno-pedagogicznej uczniowi powinna znajdować się w jego indywidualnej teczce (np. ustalenia dotyczące form, wymiaru i okresu udzielanej uczniowi pomocy, powiadomienia rodziców, notatki z rozmów itd.). Mogą się tam znaleźć m.in. różnorodne informacje niezbędne do dokumentowania przebiegu działań związanych z udzielaniem uczniowi pomocy psychologiczno-pedagogicznej, dokumenty stanowiące podstawę formalną działania szkoły – orzeczenia i opinie poradni psychologiczno-pedagogicznej, indywidualne programy edukacyjno-terapeutyczne. W teczkach uczniów mogą być gromadzone dokumenty potwierdzające współpracę z rodzicami, np. kontrakty wychowawcze, notatki służbowe oraz inna dokumentacja zespołu nauczycieli i specjalistów pracujących z uczniem.
Zgromadzenie w jednym miejscu wszelkich informacji o przebiegu pomocy udzielanej uczniowi z pewnością ułatwi dokonanie kompleksowej i wszechstronnej analizy efektywności udzielanego wsparcia, pozwoli uniknąć powielania działań przez wielu specjalistów, ułatwi planowanie dalszych działań.
Dostęp do indywidualnych teczek uczniów powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione zgodnie z polityką bezpieczeństwa, natomiast sposób ich przechowywania musi zapewniać zabezpieczenie przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dokumentacja badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szkole ma znaczenie praktyczne, nie stanowi dokumentacji o znaczeniu archiwalnym, w związku z czym może ulec brakowaniu, za zgodą dyrektora właściwego archiwum państwowego po upływie okresu jej przechowywania, określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz po uznaniu, że dokumentacja ta utraciła znaczenie. W związku z udzielaniem przez szkołę pomocy psychologiczno-pedagogicznej okres przechowywania tej dokumentacji powinien obejmować okres co najmniej od chwili podjęcia określonych czynności na rzecz danego ucznia, do chwili ukończenia przez niego szkoły, gdyż wówczas szkoła nie ma podstaw do wykorzystywania tej dokumentacji na rzecz tego ucznia.
Marzenna Czarnocka, ekspert portalu ePedagogika.pl
